Mobile menu
  • VTEM Image Show
  • VTEM Image Show
  • VTEM Image Show
  • VTEM Image Show
  • VTEM Image Show

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

BẲNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN LIZARD VB MANAGER

Sau khi cài đặt hoàn thành phần mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager và thiết lập một số danh sách ban đầu (xem hướng dẫn cài đặt và thiết lập danh sách ban đầu tại Website http://lizard.pro.vn mục Hỗ trợ).

Giã sử cấp Lãnh đạo lập danh sách người dùng có 01 nhân viên tên Đặng Thị E được phân cấp quản lý văn bản đến.

Phan mem quan ly van ban den hinh 1
Phần mềm quản lý văn bản đi – hình 1

Người dùng Đặng Thị E thực hiện chức năng quản lý văn bản đến của mình như sau:

 

1. Người dùng khởi động phần mềm, chọn cấp sử dụng là Người dùng -> OK, chọn tên người dùng là Đặng Thị E, nhập mật khẩu mặc định là “lizard”, nhấn nút Đăng nhập

Phan mem quan ly van ban den hinh 2
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 2

2. Người dùng nhấn nút số 6 – Sổ đăng ký văn bản đến

Phan mem quan ly van ban den hinh 3
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 3

3. Để ghi nhận một văn bản đến mới, người dùng nhấn nút thêm

Phan mem quan ly van ban den hinh 4
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 4

4. Nhập các nội dung đầy đủ theo mẫu

Phan mem quan ly van ban den hinh 5
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 5

Sau đó nhấn nút thoát, phần mềm sẽ tự động lưu dữ liệu lại

Lưu ý: Người dùng được toàn quyền quản lý văn bản đến theo phân cấp, nhưng dòng ghi này không thể xóa. Muốn xóa phải đăng nhập bằng vai trò Lãnh đạo.

Tiếp theo người quản lý văn thư đến đóng dấu đến vào văn bản, ghi số đến, ngày đến và trình văn bản này đến Lãnh đạo. Lãnh đạo xem xét xong có bút phê lên dấu đến chuyển cho người xử lý. Văn thư đến lấy văn bản xem chuyển cho ai để cập nhật tiếp vào phần mềm đồng thời ghi sổ giao nhận văn bản để chuyển cho người nhận ký nhận (Thực hiện cả 2 việc vừa trên máy, vừa trên sổ).

Người dùng nhấn nút theo dõi tại văn bản có số đến trùng với số đến trên phần mềm sau đó cập nhật thông tin xử lý văn bản.

Phan mem quan ly van ban den hinh 6
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 6

Sau đó nhập thông tin xử lý văn bản:

Phan mem quan ly van ban den hinh 7
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 7

Đến bước này xem như văn thư đến đã hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên còn phải đôn đốc và theo dõi thực hiện cũng như tìm kiếm thông tin trong tương lai.

Lúc này, người dùng Lý Văn MNguyễn Thị C đã được phần mềm chuyển văn bản đến, để xem chi tiết thực hiện như sau:

a. Đăng nhập bằng tài khoản Lý Văn M hoặc Nguyễn Thị C, mật khẩu mặc định là lizard

Phan mem quan ly van ban den hinh 8
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 8

Vào chức năng số 1 – Văn bản đến được phân công

Phan mem quan ly van ban den hinh 9
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 9

 

Nhấn nút Xử lý

Phan mem quan ly van ban den hinh 10
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 10

 

Người dùng cập nhật thông tin vào biểu mẫu và nhấn Thoát

Phan mem quan ly van ban den hinh 11
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 11

Ngay sau khi người dùng cập nhật xong, thông tin vừa cập nhật bên trên sẽ được gửi đến Lãnh đạo. Người lãnh đạo đăng nhập bằng tài khoản Lãnh đạo để xem thông tin xử lý

Phan mem quan ly van ban den hinh 12
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 12

Vào chức năng SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Phan mem quan ly van ban den hinh 13
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 13

Nhấn nút Theo dõi

Phan mem quan ly van ban den hinh 14
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 14

Để xem thông tin cấp dưới chuyển lên, nhấn vào vùng tô màu đỏ để xem file đính kèm

Phan mem quan ly van ban den hinh 15
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 15

Sau khi đọc xong nội dung văn bản dự thảo cấp dưới trình lên, nếu cần sửa hoặc chỉ đạo tiếp theo, người lãnh đạo nhập trực tiếp vào ô thứ 5 và nhấn Thoát

Phan mem quan ly van ban den hinh 16
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 16

Như vậy nhân viên sẽ nhận được chỉ đạo của Lãnh đạo khi họ đăng nhập.

* Tìm kiếm dữ liệu

1. Người dùng nhấn nút Tìm kiếm theo tiêu thức

Phan mem quan ly van ban di hinh 6
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 17

2. Nhập nội dung cần tìm và nhấn nút Tìm kiếm (có thể nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm cần tìm cùng lúc)

Phan mem quan ly van ban den hinh a9
Phần mềm quản lý văn bản đến – hình 18

* In báo cáo theo số

 1. Người dùng nhấn nút In báo cáo theo số (thường sử dụng vào ngày 31/12 của năm quản lý văn bản vì qua ngày 01/01 năm sau phần mềm sẽ tự động trở về số 01 để bắt đầu cho năm mới, những dữ liệu năm trước được đưa về lưu trữ trong dữ liệu, muốn tìm lại dữ liệu cũ để cập nhật thì dùng chức năng tìm kiếm như đã hướng dẫn ở bên trên)

2. Nhập Từ số - đến số tùy ý, phần mềm sẽ xuất ra báo cáo, để in báo cáo nhấn Ctrl + P, để đóng báo cáo nhấn Ctrl + W

Thống kê truy cập

0467161
Today
Yesterday
This Week
Last Week
This Month
Last Month
All days
66
90
1239
2137
5364
8683
467161

9.25%
9.84%
30.03%
6.36%
0.63%
43.88%
Online (15 minutes ago):12
12 guests
no members

Your IP:18.215.161.19